הגדלת פרודוקטיביות – כך תעשו זאת נכון:
1. ריבוי משימות? עדיף שלא
המיתוס גורס שריבוי משימות הוא מה שהופך אנשים לאפקטיביים ופרודוקטיביים יותר. אבל מחקרים מהשנים האחרונות מגלים שההפך הוא הנכון. הניסיון "להחזיק יותר מדי כדורים באוויר" גורם לסטרס, איכות ביצוע נמוכה וטעיות. לכן, כדי להגדיל את הפרודוקטיביות שלכם השנה, נסו אסטרטגיה כזאת – ברגע נתון, התמקדו במשימה אחת.
2. תיעדוף משימות ואיך עושים את זה נכון
רבים מאיתנו כבר מכירים את הנושא של רשימת משימות ותיעדוף. אבל שימו לב לטיפ שלוקח את הדברים לשלב הבא. מלבד הכנת רשימה של משימות לביצוע, בדקו באילו שעות אתם הכי אפקטיביים. אם אתם יותר יעילים בשעות הבוקר, הקדישו בשעות הללו את הזמן למשימות החשובות ביותר שלכם. משימות פחות חשובות, בצעו בשעות שהן אתם פחות מרוכזים, למשל אחרי פגישה עם לקוח גדול, אחרי ישיבה או לאחר ארוחת הצהריים.
3. הגדרת יעדים קטנים
מאוד יעיל לחלק משימות מסוימות, לתתי משימות. זה אפקטיבי בין אם אתם עוסקים בתפקיד טכני ובין אם אתם מנהלים עובדים או מנהלים עסק. כאשר אתם מגדירים יעדים ומשימות משנה, אתם יכולים לעקוב בצורה טובה מאוד אחר ההתקדמות. כמו כן, אם משהו "נתקע", זיהוי הבעיה עשוי להיות מהיר יותר וגם פשוט יותר למצוא פתרון או דרך חלופית להמשיך להתקדם.
4. לשבץ משימות קטנות לאורך היום
הרבה מאיתנו נוטים לדחות שוב ושוב את הטיפול במשימות קטנות ולפעמים קצת מעצבנות. בסופו של דבר מגלים שהדברים הקטנים מצטברים ודורשים זמן רב לצורך טיפול. הגדירו לעצמכם מסגרות זמן קטנות וקצרות, באופן שוטף, שבהן אתם מטפלים בנושאים הללו. למשל, לפני או אחרי כל הפסקה, תוכלו להקדיש דקה או שתיים כדי לבצע את המשימות הקטנות או כדי להכין רשימת מטלות למחר או להמשך השבוע.
5. פרודוקטיביות באמצעות האצלת סמכויות
כל מי שמנהל עובדים או מנהל עסק, מגלה די מהר שהוא "נשאב" להמון נושאים שונים שרק חלקם אכן יעילים. בכל משימה שאתה מבצע, שאל את עצמך האם במשימה הזאת אתה באמת מביא את המשהו המיוחד שלך, יכולת או ידע שאין למישהו אחר. משימות מונוטוניות או משימות טכניות שיש לך מישהו שיכול לבצע עבורך, פה כדאי להקפיד על האצלת סמכויות. הקדש את הזמן לזהות יכולות בקרב עובדים ועמיתים. ניתן אף להתנדב לבצע פעולות עבור מישהו אחר, בתחום המומחיות שלך, ובתמורה להעביר אליו משימות שלך שבהן יכולת הביצוע שלו גבוהות יותר.
6. פגישות בארבע עיניים – רק כשבאמת צריך
אם אתם "מבלים" הרבה בפגישות, הרבה זמן הולך לאיבוד בהיערכות לכך. כאשר יש אפשרות לסגור דברים בשיחת טלפון, בהודעה, במייל או בזום, זה בדרך כלל יהיה מהיר ואפקטיבי יותר. פגישות בארבע עיניים – רק לנושאים חשובים ביותר או כאשר אין תחליף למגע אישי קרוב.
7. צרו מסגרות זמן
לפני ביצוע משימה מסוימת, הגדירו לכך מסגרת זמן. זה יכול להיות עשר דקות, עשרים דקות, חצי שעה או אפילו חמש דקות. הקצאת מסגרת זמן בדרך כלל עוזרת להתמקד במשימה שעל הפרק. אפילו אם הערכת הזמן לא מדויקת, תגלו שזה בדרך כלל עדיף מאשר לא להגדיר משך ביצוע כלל.
8. כך תתמקדו טוב במשימה
לשמור על קשרים ידידותיים עם עמיתים זה טוב. יחד עם זאת, במשימות החשובות, התמקד במשימה ולא בהסחות דעת. למשל, סגירת דלת המשרד מאותתת שאתה עסוק בדבר חשוב. בחלל משותף, אפשר להשתמש באוזניות חוסמות רעש שמאותתות לכולם שאת/ה עסוקים מאוד ברגע זה.